Presentazione Documenti

ISTRUZIONI PRESENTAZIONE

AUTOCERTIFICAZIONE DI ESISTENZA IN VITA E DI LEGALE RAPPRESENTANTE

Premesso che ogni comune ha le sue procedure di protocollo, al fine di facilitarvi il percorso di presentazione delle vostre autocertificazioni, è stata studiata una procedura esemplificativa, testata sulla base dell’esperienza maturata da tutti i legali rappresentanti.

I documenti in questione riguardano:
– Autocertificazione di Esistenza in Vita
– Autocertificazione di Legale Rappresentante
– Lettera di trasmissione

Vediamo come procedere per passi

1 Autocertificazione di Esistenza in Vita ( LINK ESISTENZA IN VITA )

NOTA BENE: Il nostro protocollo interno è il numero progressivo con cui contrassegneremo tutti i documenti che via via produrremo ad iniziare dall’ Esistenza in Vita e Legale Rappresentanza. La struttura del numero potrebbe essere (esempio se ti chiami Mario Rossi): mr-001/2016 per il protocollo del vostro primo documento.

2 Autocertificazione di Legale Rappresentanza e le istruzioni per la compilazione ( LINK LEGALE RAPPRESENTANZA LR | LINK ISTRUZIONI PER LA COMPILAZIONE ).

3 Lettera di trasmissione ( LINK LETTERA DI TRASMISSIONE )

4 Salvate i documenti appena scaricati in una vostra cartella personale e compilateli con i vostri dati, facendo estrema attenzione all’uso dei caratteri MAIUSCOLO/minuscolo/Alternato. Devono essere scritti precisamente nel modo in cui vengono indicati.

5 Rileggete con calma più volte le due autocertificazioni (Esistenza in Vita e Legale Rappresentanza), fin quando siete sicuri che non presentino errori.

Inserite la vostra foto direttamente nel documento di Legale Rappresentanza. Non incollatela nè tantomeno pinzatela, deve risultare parte integrante del documento stesso.

Se state protocollando per la prima volta, cancellate l’ ultima riga dove è scritto il presente documento aggiorna ed integra i precedenti

Solo nell’autocertificazione di Esistenza in Vita aggiungete questa scritta a mano: “Le informazioni in esso contenute non hanno subito alcuna variazione.” Questa scritta è necessaria per rendere il documento valido fino al decesso fisico. In assenza, avrebbe una validità di sei mesi.

ATTENZIONE! I DOCUMENTI DI LEGALE RAPPRESENTANZA E DI ESISTENZA IN VITA DEVONO OBBLIGATORIAMENTE ESSERE COMPILATI E STAMPATI CON CARATTERI NERI SU QUESTO FOGLIO CON BORDO: LINK FOGLIO CON BORDO.

6 Scaricate e stampate la Legge 881/1977, che già conoscete e dovreste aver letto ( LINK ). Può tornarvi utile quando andate a protocollare.

7 Scaricate e stampate l’Art. 328 del Codice Penale ( LINK ). Questo articolo cita i rischi che corrono i dipendenti della pubblica amministrazione qualora non adempiano ai loro doveri ( nel nostro caso se si rifiutano di protocollare ). Dobbiamo renderci conto che se questa è una cosa nuova per noi, lo è ancora di più per loro. E’ molto probabile che vi dicano subito di non aver mai visto documenti di questo tipo. Non scomponetevi e dite loro che sul contenuto siete Voi responsabili e invitateli a protocollarli. Qualora vi facciano delle domande in merito è vostra scelta se dar loro delucidazioni o meno. Non siete tenuti a farlo, ma se capite che la persona che avete davanti ve lo chiede per un personale interesse e si mostra con voi estremamente disponibile, allora non c’è ragione per cui non dobbiate dare loro la giusta informazione (avere persone dentro il sistema che si interessano positivamente a quello che facciamo è una gran cosa). Chi trova delle difficoltà nell’istruire altre persone può semplicemente dire che ciò rappresenta un cambio di status ed eventualmente fornire all’interlocutore l’indirizzo di questo sito web (www.popolounico.org) per approfondire. Abbiate sempre un atteggiamento gentile, ma fermo e sicuro. Senza il numero di protocollo non si esce! E’ vostro diritto e loro dovere. Per cui fate vedere loro cosa rischiano solo dopo aver constatato la loro ferma opposizione a protocollare.

8 Scaricate e stampate l’Art. 74 del DPR 445/2000 ( LINK ). Stesso discorso fatto prima per il punto 7. Anche questo articolo prevede disposizioni precise in caso di violazione dei doveri d’ufficio.

9 Ora abbiamo tutto l’occorrente per il grande giorno. (Avete ordinato la torta per festeggiare?)

10 A questo punto, andate all’Ufficio Protocollo del vostro Comune di residenza con 3 copie per ogni documento (1 o 2 copie le tratterrà il Comune e 1 copia rimane a voi) e fatevi protocollare le autocertificazioni (Esistenza in vita e Legale Rappresentanza) e la Lettera di trasmissione. Data l’importanza e la valenza del passo che state compiendo (state cambiando il vostro status, rendetevene conto!), è meglio recarvi di persona all’Ufficio Protocollo. Se proprio siete impossibilitati a farlo, potete inviare le vostre autocertificazioni anche tramite PEC.

POST DI RIFERIMENTO PER CHI SI VEDE NEGARE LA NOTIFICA ( LINK )

11 Le modalità di protocollazione possono variare da comune a comune. In alcuni casi i comuni rilasciano una cartolina come ricevuta di protocollo. In essa sono indicati il numero di protocollo e l’oggetto del deposito ( LINK ). Va benissimo!

Altre volte mettono il timbro del comune con il numero di protocollo oppure appongono un bollino con un codice a barre su cui è riportato il numero di protocollo. Va bene anche così. In altri casi potrebbero dirvi che i documenti verranno protocollati in un momento successivo. In tal caso fatevi dire quando potrete tornare a farvi apporre il numero di protocollo sulle vostre copie. Badate bene che vi assegnino un numero di protocollo per ogni documento. Se facessero storie, consegnate solo uno dei due documenti e fatevi mettere il relativo protocollo, poi uscite rientrando subito dopo per mettere a protocollo il secondo.

12 Nel caso abbiate protocollato tramite PEC, fate due distinte email all’ Ufficio Protocollo (per avere due numeri di protocollo diversi). Nel caso in cui non abbiate ricevuto i numeri di protocollo o le copie col numero di protocollo tramite PEC (può accadere anche questo), fatevelo dare anche telefonicamente, ma quanto prima andate all’ Ufficio Protocollo per farli apporre sulle vostre autocertificazioni.

13 Quando avete il numero di protocollo sulle vostre copie, o la cartolina, potete già produrvi da soli tutte le copie conformi che desiderate.

Istruzioni per farsi da sè le copie conformi ( LINK )

14 I Comuni chiedono l’imposta di bollo da 16 euro per il rilascio delle copie conformi, noi non la chiediamo ma bensì chiediamo Autentica di Copia per effetto art 18 comma 2 – D.P.R 445/2000, cioè il dirigente Anagrafe deve apporre la sua firma sulla nostra LR con timbro che ci hanno messo al protocollo, per attestare che la hanno identica in archivio, fate loro presente che non dovete pagarlo, menzionando l’articolo 37 del DPR 445/2000 che in merito alle Esenzioni fiscali recita:

1. Le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 sono esenti dall’imposta di bollo.

2. L’imposta di bollo non è dovuta quando per le leggi vigenti sia esente da bollo l’atto sostituito ovvero quello nel quale è apposta la firma da legalizzare.

Tra l’altro questo articolo è menzionato anche sulla Legale Rappresentanza.

DPR 445/2000 ( LINK )

POST DI APPROFONDIMENTO ( LINK )

15 Adesso non resta che sincerarvi che i documenti siano stati effettivamente trasmessi all’Ufficio Anagrafe/Stato Civile come da vostra richiesta. Aspettate qualche giorno, poi andate a verificare al protocollo che il numero in vostro possesso apposto sopra il documento è stato registrato nelle 24 ore dalla consegna, basta che chiedete al impiegato di dirvi in che data è stato registrato il n. prot XXX, vi dirà che è registrato in data XX/xx/xx nei loro archivi. Quando fate la richiesta, fate sempre riferimento al numero di protocollo che l’Ufficio Protocollo ha assegnato ai vostri documenti. Sarà per loro molto più facile rintracciarli.

16 Di prassi sarebbe compito degli uffici sopra menzionati dare comunicazione alla Prefettura di quanto da voi depositato. Ma siccome molto probabilmente non lo faranno, sarà vostra premura darne comunicazione con una raccomandata in plico aperto o anche tramite PEC. Inviate le copie conformi della Legale Rappresentanza e dell’ Esistenza in Vita rilasciate dal’ Ufficio Anagrafe/Stato Civile (o da voi autoprodotte), sia alla Prefettura, sia al Comune di nascita (se non coincide con quello di residenza) oltre che alla Prefettura di appartenenza della stessa. Ciò che conta è che i documenti stiano anche negli archivi della Prefettura. Ed è la ricevuta di ritorno che fa fede che lì sono archiviati.

Scaricate la lettera di trasmissione da inviare alla Prefettura e al Comune di nascita, adattandola in base al destinatario ( LINK )

17 Può succedere che vi accorgiate di aver commesso errori nei vostri documenti protocollati. Nessun allarme, potete andare a riprotocollare correttamente in ogni momento.

18 A chiunque vi chieda a cosa servono le vostre autocertificazioni, rispondete che è l’unico modo legale per far valere i vostri diritti in quanto esseri umani, stabiliti per convenzione internazionale e ratificati in Italia con la legge 881/1977.

POST DI RIFERIMENTO ( LINK )

MATERIALE INFORMATIVO SULLE PROCEDURE

Manuale di gestione del protocollo informatico ( LINK )

Schema riassuntivo del piano di classificazione per l’archivio comunale ( LINK )

Bene, una volta terminata tutta la procedura, avete portato a compimento una modifica fondamentale del vostro stato civile. Vi siete posti ad autorità di Voi stessi e potete amministrare tutte le funzioni/finzioni che riguardano la vostra persona, compreso il codice fiscale.

Questo apre scenari immensi, ma è bene agire con prudenza e aspettare di avere i primi riscontri pratici. Agire d’impulso vi farà commettere molti errori sia di impostazione documentale, sia di impostazione strategica.

Il consiglio è di aspettare sempre che prima vengano eseguiti dei test e solo successivamente, ad esito positivo, sarà possibile mettere in pratica azioni con documentazione sicura che tutti potranno usare.

Una volta autocertificati è possibile accedere al forum dove troverete azioni, consigli e azioni intraprese, partecipando agli incontri regionali.

Ci sarà tantissimo da fare e di certo non mancherà il grande entusiasmo che ci ha condotti a sviluppare le fondamentali procedure messe a punto sin qui.

Un abbraccio a tutti e… complimenti per la vostra consapevole scelta di rinascere!

PROCEDURA PRESENTAZIONE AUTOCERTIFICAZIONE PER I FIGLI MINORI

Il modello autocertificazione per i figli minorenni ( LINK ) ( LINK post )

Questo modello è unico sia per il padre che per la madre, deve essere adattato a ciascuno dei due e deve essere compilato ognuno per sè. Anche nel caso sia uno solo dei genitori a farlo. La procedura da adottare è la stessa che per la Legale Rappresentanza. Quindi l’ autocertificazione deve essere portata all’ Ufficio Protocollo (o inviata tramite PEC), con ordine di trasmissione all’ Ufficio Anagrafe/Stato Civile del Comune di residenza del figlio. Una volta accertato che il documento si trova negli archivi di quest’ ultimo, fare copia conforme (anche autoprodotta) e inviarla per pubblicità, alla Prefettura e al Comune di nascita (se diverso dal Comune di residenza) del figlio. Qualora non sia possibile recarsi di persona, si può spedire la copia conforme della Legale Rappresentanza del figlio (anche autoprodotta), tramite raccomandata A/R (o PEC).

19 Se per caso vi fanno storie o vi chiedono semplicemente la motivazione di quello che state facendo, può essere una buona idea consegnare loro questa motivazione scritta:

MOTIVAZIONE PRESENTAZIONE NOTIFICA ATTO DI AUTOCERTIFICAZIONE ( LINK )

20 Ecco cosa fare in caso di diniego di accesso ai documenti.

COSA FARE IN CASO DI DINIEGO DI ACCESSO AI DOCUMENTI ( LINK )
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